発注の進め方　／　更新：2026年8月12日

システム開発の予算取りの方法

見積もりを取る前に予算を決める必要がある、という順番の矛盾をどう解くか。

システム開発では「予算を決めるには見積もりが要る、見積もりを取るには要件が要る、 要件を決めるには予算が要る」という循環に陥りがちです。

実務ではこの循環を、粗い概算から始めて段階的に精度を上げることで解きます。 その手順を整理します。

予算取りの流れ

1. 目的と効果を言葉にする：「何時間の作業が減るか」「何件の機会損失が防げるか」
2. 概算を出す：事例からの類推、または複数社への概算依頼
3. 初期費用と運用費に分ける：会計の扱いが違うため最初から分ける
4. 予備費を積む：10〜30%
5. 稟議資料にまとめる：投資対効果と、やらない場合のリスク
6. 正式見積もりで確定する：要件定義後に精度を上げる

概算の出し方

1,000万円を超える案件では、要件定義を先に発注するほうが結果的に安全です。 精度の低い予算で走り出すと、途中で追加申請することになり、社内調整のコストが大きくなります。

初期費用と運用費の内訳

忘れられがちなのが 導入研修とマニュアル、そして 改善のための予算です。使ってみて分かることは必ずあります。 ここに予算が無いと、せっかく作ったシステムが使われないまま終わります。

稟議を通すための資料

予算が足りないときの考え方

• 段階に分ける：第1段階は業務が回る最小構成に絞り、効果を見て次に進む
• SaaS で代替できないか確認する：初期費用を抑えられるなら十分な選択肢です
• 対象部署を絞る：全社展開より、1部署で効果を出すほうが説得力があります
• 既存資産を活かす：使えるサーバーやライセンスがあれば初期費用を下げられます

費用の内訳の考え方は システム開発の費用相場、 依頼先の絞り方は システム開発会社の選び方 を参照してください。

よくある質問

要件が固まっていない段階で、予算はどう出せばよいですか？

3つの方法があります。①似た規模の事例から概算する ②複数社に「概算見積もり」を依頼する ③要件定義だけを先に発注し（50万〜200万円）、その成果物で本見積もりを取る。金額が大きい案件ほど③が確実です。

予備費はどれくらい見ておくべきですか？

要件が明確なら 10%、新規開発や連携が多い案件なら 20%、要件が固まっていないなら 30% を目安にしてください。予備費を稟議に含めず後から追加申請すると、社内の信用を落とします。

初期費用と運用費は分けて計上すべきですか？

分けてください。初期費用は資産計上（減価償却）の対象になることがあり、運用費は毎年の経費です。経理・会計の扱いが違うため、最初から分けて示すと稟議も通りやすくなります。

予算が足りないときはどうすればよいですか？

機能を削るのではなく、<strong>段階に分ける</strong>ほうが健全です。第1段階で業務が回る最小構成を作り、効果を確認してから追加投資する。この形なら、次年度の予算も取りやすくなります。

まとめ

• 粗い概算から始め、要件定義を経て精度を上げる。1,000万円超なら要件定義を先行発注する。
• 初期費用と運用費は分けて計上する（会計の扱いが違う）。
• 予備費は 10〜30%。最初から稟議に含める。
• 研修・マニュアルと、改善のための予算を忘れない。